Invoeren
Invulvenster afboeken openstaande rekeningen
U kunt uw boekhouding snel, eenvoudig en efficiënt bijwerken met behulp van slechts 1 invoervenster. Wanneer u dit venster oproept (CTRL-B), ziet u een aantal plaatjes (iconen). Het slepen van een icoon resulteert in actie die later door het pakket vertaald wordt naar boekhoudkundige informatie (drag-and-drop).
Het drag/drop principe werkt als volgt: U pakt met de muis een plaatje en laat het op een ander plaatje vallen. Daarna komt er een invulvenster te voorschijn.
- Drag/drop van rechts naar links betekent dat u opbrengsten of ontvangsten boekt.
- Drag/drop van links naar rechts betekent dat u onkosten of uitgaven boekt.
- Het plaatje (icoon) welke u in de drag/drop actie als eerste aanklikt wordt credit geboekt, de andere wordt debet geboekt.
- Wanneer u een ongeldige drag/drop actie wilt uitvoeren verschijnt het teken "verboden toegang".
Indien u het drag/drop principe niet wenst te benutten
kunt u ook gebruik maken van de menu-opties 1 t/m 9. Deze staan gelijk
aan alle mogelijke drag/drop acties en zijn eenvoudig bereikbaar via het
toetsenbord (onderstreepte menu-opties zijn bereikbaar via de alt-..
toets).
- Klik (èènmaal) met de linker muistoets op de plaatjes van basisgevens om deze stamgegevens bij te werken
U kunt u drag-drop actie controleren aan de hand van het pijltje naast het woord "bedragen". Wijst het naar links, dan boekt u ontvangsten of opbrengsten. Wijst het naar rechts, boekt u uitgaven of kosten. Opmerkingen:
- Wanneer de door u ingevulde gegevens compleet zijn, zal het stoplicht op groen gaan staan. Onderstaand treft u daarvan een voorbeeld
- Na een drag/drop actie, zal een optiegroep aangeven of de faktuur/betaling een ontvangst/opbrengst betreft of een betaling/uitgave. Indien niet correct, kunt u de andere optie aanklikken. Controleer deze optiegroep voor u daadwerkelijk een boeking opslaat ! Het kan u een hoop zoeken en irritatie achteraf besparen...
- In de kolom "code" kunt u - indien gewenst - een bestaand grootboekkaartnummer intoetsen. Bij andere invoer (niet bestaand nummer of nul) zal een zoekscherm tevoorschijn komen, zodat u met de muis kunt kiezen waar het bedrag van de bewuste regel geboekt zal worden.
- Het splitsen van journaalposten is mogelijk door op de onderste regel van de tabel een lager bedrag in te voeren. Er ontstaat daardoor een verschil tussen debet en credit, waardoor de mutatie niet verwerkt kan worden. Na het intoetsen van "Enter" wordt u de vraag gesteld of u een regel wilt toevoegen. Op deze manier kunt u kosten/opbrengsten splitsen (verbijzonderen), zo vaak en gedetailleerd als u maar wilt.
- De BTW-code van een regel kunt u desgewenst wijzigen door met de rechter muistoets (snelmenu) op het grijze gedeelte van het venster te klikken. Rechtsklik op het invulvakje van bedrag heeft hetzelfde effect. Indien uw cursor zich echter op de bovenste regel van de tabel bevindt, zal het actuele eindsaldo van het betaalmiddel zichtbaar worden.
- Indien module 5 fakturering beschikbaar; na het opzoeken van een debiteur of crediteur, wordt de BTW-code automatisch aangepast o.b.v. het BTW-scenario in het tabblad fakturering
- Indien module 8 projecten beschikbaar; per regel in de tabel kan een projectnummer ingegeven worden. In dat geval wordt aan een journaalpost een projectnummer gekoppeld t.b.v. de subadministratie projecten. Afhankelijk van uw voorkeurinstellingen kan hier standaard een nummer worden ingevuld. Hiertoe dient echter wel in de configuratie van module 8 de projectadministratie voor inkopen te zijn geactiveerd.
- Nieuw; terug naar plaatjesscherm.
- Opslaan; de mutatie verwerken. Dit kan alleen wanneer het stoplicht op groen staat. Na het opslaan verschijnt een melding met het boekstuknummer. U dient dit nummer te noteren op de faktuur (of het bonnetje o.i.d.).
- Zoeken; indien de cursor niet in de kolom "code" staat, zal een relatie opgezocht worden. Wanneer een reeds bekende mutatie te maken heeft met boekingen m.b.t. loon, zal naar een werknemer gezocht worden.
- Notitie; te gebruiken als mutatieomschrijving met ongelimiteerde lengte
Een voorbeeld van een faktuur die klaar is om te verwerken:
- Wanneer de door u ingevulde gegevens compleet zijn, zal het stoplicht op groen gaan staan. Onderstaand treft u daarvan een voorbeeld.
- De lijst met openstaande posten omvat; openstaande posten crediteuren, debiteuren, ontvangen- en betaalde voorschotten.
- U kunt via de knoppenbalk zoeken op relatie, echter wanneer u de zoekknop rechts in het venster aanklikt, kunt u zoeken op faktuurnummer. Wanneer de door u ingegeven faktuur bestaat, zal de tabel gevuld worden met openstaande posten van de relatie welke hoort bij de gevonden faktuur.
- Een deelbetaling boekt u door met de rechter muistoets op het accoord aankruisvakje te klikken. Er verschijnt een invulvenster waarin u kunt aangeven welk bedrag u wilt afboeken t.g.v. de openstaande post.
- U kunt restanten afboeken als voorschot, kosten betalingsverkeer, betalings- of koersverschil door een "bedrag over" te laten staan en te klikken op "volgende". In het dan volgend venster kunt u de restanten afboeken zoals u dat wenst.
- Nieuw; terug naar plaatjesscherm.
- Opslaan; de mutatie verwerken. Dit kan alleen wanneer het stoplicht op groen staat. De journaalposten van de betaling worden toegevoegd aan de bestaande boekstuknummers (zij het in een ander dagboek).
- Zoeken; opzoeken relatie. De inhoud van de tabel zal worden ververst.
- Zoekknop in invulscherm; U tikt een bestaand faktuurnummer (van verkoopfaktuur gemaakt in de faktuurmodule) in. Vervolgens wordt de klant erbij gezocht en verschijnt in de tabel en lijst met fakturen die bij deze klant horen.
Een voorbeeld van een faktuur die klaar is om afgeboekt te worden:
Een voorbeeld van openstaande posten die afgeboekt worden met een betalingsverschil:
Een voorbeeld van journaalposten m.b.t. een geboekte en afgeboekte inkoopfaktuur:
